バージョン管理が必要な文書はどのようなものですか?(PMI承認PMP試験対策テキスト アクティビティ3-6 3.)

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バージョン管理対象の文書は、何を基準に判断すれば良いですか?

承認が必要な文書という基準だと「前提条件リスト」は対象外だと思います。

yukisan
yukisan

PMBOKやテキストからそのまま出題されているわけではないので、出題根拠を特定しにくい問題ですね。

まず、何のためにバージョン管理をするか考えてみてください。
変化しがちな内容についてステークホルダーの承認(合意)の根拠ですよね。とすれば、変化する可能性が大きいものや、承認(合意)の根拠として重要なものは特にバージョン管理が重要という視点で判断しましょう。

承認が必要な文書という見方は正しいと思います。
したがって、イニシエータースポンサーの承認が必要な「プロジェクト憲章」はもちろん、「マネジメント計画書」も更新される可能性があり関係者の承認(合意)が必要なので、バージョン管理しなければなりません。

「教訓」「状況報告会の議事録」は過去の事実を記載しているもので、今後のことを示しているとはいえないので、かならずしもステークホルダーの承認が必要とも限りません。
もちろん、これらの書類は、実務ではステークホルダーに閲覧してもらうかもしれませんが、目的はステークホルダーが知っていることの確認や備忘であって、合意(承認)の根拠とする訳ではありませんね。

「前提条件」は、今後の不確な実ことを仮設定しているものですから「前提条件リスト」は承認(合意)が必要だと考えられます。ステークホルダー間で前提条件が違ったら、計画などもかわってきますから、合意しておかなければなりません。
(参考)
※前提条件(将来の不確実な事項を仮設定する条件)
※制約条件(既に確定している原則として変更されない条件)
▶ちなみに、PMBOKrGuideには記述がありませんが、
プロジェクト憲章に前提条件を記載しておくという問題が出題されたことがありますので、ハイレベルの(概要レベルの)前提条件はプロジェクト憲章に含まれていると覚えておくほうがいいですね。
また、プロジェクトマネジメント計画書に含まれる、スコープベースラインに含まれる、スコープ記述書に前提条件が記載されています(PMBOKrGuide第6版154p)。
※スコープ記述書にはプロジェクト憲章に記載されるものより詳細な前提条件が記載されます。
(参考)スコープベースラインは、スコープ記述書・WBS・WBS辞書で構成されています。
▶プロジェクト憲章やマネジメント計画書のバージョン管理が必要であればそこに記載される前提条件もバージョン管理が必要ということです。

「ステークホルダー登録簿」は微妙ですね。
プロジェクト憲章には主要ステークホルダーリストが掲載されていますが、PMBOKrGuideでは、別途「13.1ステークホルダーの特定」プロセスで「ステークホルダー登録簿」を作成するとしています。
プロジェクト憲章よりもっと詳細なステークホルダーリストや分析結果が記載されるとすれば、プロジェクトメンバーだけの共有で、上位マネジメントの承認(合意)は不要かもしれませんね。

いずれにせよ、書類の書き方については、
「コミュニケーション・マネジメント計画書」「コンフィギュレーション・システム」「組織のプロセス資産(テンプレート)」などで決められたとおりにすればいい
のです。あるいは決めればいいのです。

もし、それらの中に「教訓」「状況報告会の議事録」「ステークホルダー登録簿」でバージョン管理すると定められていれば、そのようにします。

ただ問題文では3つ選ぶとしたら、という前提ですから、
「マネジメント計画書」「プロジェクト憲章」の他の選択肢からひとつ選ぶとすれば「前提条件リスト」が最適です。

バージョン管理の必要性は、確かに承認の前に変化しがちな内容であるかどうかですね。

前提条件は、承認によるバージョン管理は必須ではない(プロジェクトで決めたルールに依る)という理解でいいですね。

yukisan
yukisan

そうです。全てプロジェクトで決めたルールです。
(決めていなければ会社のルール)

ただ、前提条件の記載されている「プロジェクト憲章」はバージョン管理は必須ですので念のため。

前提条件は、プロジェクトの中で変化するので、バージョンというよりも(プロジェクトのがどのような状態の時に)いつ登録したかが重要で、鮮度維持を重要視すべきですね。

yukisan
yukisan

PMBOK🄬Guideには前提条件ログという名で、説明されています。
PMBOK🄬Guide第6版 「4.1プロジェクト憲章の作成」アウトプット「11.2リスクの特定」インプットなど

リスク登録簿も同じかな?プロジェクトの中でフェーズの終焉と開始で必ず見直すようにしています。

yukisan
yukisan

いいですね。

定期的なリスクレビューの必要性がPMBOK🄬Guide第6版「11.7.2.2監査」項目で述べられています。

リスクが変化することについては、PMBOK🄬Guide第6版549pの「図1-3.影響度合の経時的変化」も参考にしてください。

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